Binnen veel organisaties is het beheren van certificaten een belangrijk, maar vaak onderschat onderdeel van de dagelijkse werkzaamheden. Ook binnen onze organisatie was dit een proces dat steeds complexer werd. Het werken met losse Excelbestanden en papieren overzichten kostte veel tijd en maakte het lastig om het overzicht te behouden. De wens om efficiënter en overzichtelijker te werken, vormde de aanleiding om op zoek te gaan naar een passende oplossing. Die oplossing werd gevonden in de BOLbox.
Van versnipperd beheer naar overzicht
Voorheen werden certificaten op verschillende plekken vastgelegd, vaak in aparte Excelbestanden. Dit zorgde voor versnippering van informatie en verhoogde het risico dat certificaten ongemerkt zouden verlopen. Het ontbrak aan één centraal overzicht waarin direct zichtbaar was welke documenten actueel waren en welke aandacht nodig hadden. Met de BOLbox is dit veranderd. Alle certificaten zijn nu op één plek ondergebracht, waardoor het beheer overzichtelijk en inzichtelijk is geworden voor alle betrokkenen.
Tijdig signaleren en proactief handelen
Een van de grootste voordelen van de BOLbox is de mogelijkheid om tijdig actie te ondernemen. Het systeem geeft duidelijk inzicht in certificaten die binnenkort verlopen, waardoor er proactief gehandeld kan worden. Dit voorkomt last-minute acties en zorgt ervoor dat de organisatie altijd voldoet aan de gestelde eisen. Het certificaatbeheer is hierdoor niet langer reactief, maar een vast en beheersbaar onderdeel van het werkproces geworden.
Gebruiksgemak en ondersteuning maken het verschil
Naast het overzicht en de functionaliteit wordt ook het gebruiksgemak van de BOLbox als een groot pluspunt ervaren. Het platform is toegankelijk en eenvoudig in gebruik, waardoor medewerkers snel hun weg vinden. Daarnaast speelt de snelle en betrokken ondersteuning vanuit het BOLbox-team een belangrijke rol. Vragen worden vlot opgepakt en opgelost, wat bijdraagt aan vertrouwen en een prettige samenwerking.
